5  Correspondre

Au cours de votre cursus universitaire, vous allez être amené à correspondre par mail avec vos enseignants ou l’administration de l’université. Lorsque cette situation se présente, ayez bien en tête les éléments suivants1.

Important

L’université met à votre disposition une adresse mail dédiée : vos enseignants et l’administration attendent de vous que vous la consultiez régulièrement. C’est le seul moyen de communication que vos enseignants utiliseront pour vous joindre. De même, utilisez uniquement l’adresse mail fournie par l’université et non votre adresse personnelle pour écrire à vos enseignants ou à l’administration. C’est le seul moyen pour vos interlocuteurs à l’université de s’assurer de votre identité.

5.1 Remarques générales

Bien souvent, la personne qui envoie un mail pense implicitement que son interlocuteur l’a aussitôt lu, compris et a effectué immédiatement les démarches qui y sont décrites. C’est une fausse impression :

  • Pour de nombreuses raisons, un enseignant peut manquer votre message (parce qu’il a été classé comme du spam, parce qu’il est arrivé au milieu d’une série de messages sans intérêt, etc.).
  • S’il l’a lu, il peut ne pas le comprendre (si votre mail vient d’une adresse non institutionnelle et ne précise pas le contexte, si la requête ou l’information ne sont pas claires, etc.).
  • S’il l’a compris, il peut noter l’information mais sans nécessairement donner suite immédiatement. Vos enseignants, de même que le personnel administratif, ont en général des tâches variées et ne sont pas disponibles en permanence.
  • Obtenir une réponse à vos mail n’est pas un droit. Sans réponse au bout d’un délais raisonnable (quelques jours), vous pouvez poliment relancer votre interlocuteur.
Anticipez vos demandes

Soyez certains qu’un enseignant sera particulièrement agacé par une demande d’informations sur un devoir qui serait envoyée la veille du rendu ou de l’examen.

Si votre mail concerne un problème important, assurez le suivi. La plupart du temps, un enseignant qui reçoit un mail y répond. Tant que votre mail n’a pas reçu de réponse, considérez qu’il n’a pas été traité. Pour facilitez le traitement de vos messages, pensez toujours à :

  • Préciser vos nom et prénom (nom en majuscules) en signature de vos messages (ainsi que votre numéro d’étudiant). Si vous mentionnez quelqu’un, précisez ses nom et prénom. Lorsque vous parlez au nom d’un groupe, d’une classe, mentionnez-le également.
  • Préciser le contexte de votre message : le champ Objet du mail est fait pour cela. N’envoyez jamais de mail avec un sujet vide ou peu descriptif. Par exemple, si vous désirez poser une question sur le dernier TD d’histoire de l’art contemporain de L2 (UE nommée 3LCHE22), mettez “[L2] [3LCHE22] Questions au sujet du TD du 12/12/2022” ; si vous désirez vous excuser de votre absence au cours de conservation préventive de L3, mettez “[L3] [5LCHX4] Justification d’absence”.
  • Préciser l’UE, le TD, le groupe ou le nom de l’intervenant lorsque vous vous adressez à un responsable d’UE ou à un responsable de formation.
Un mail = un objet

Envoyer un mail avec deux informations de nature différentes est une mauvaise idée. Par exemple, une justification d’absence et le rendu d’un devoir doivent faire l’objet de deux mails distincts.

5.2 Rédaction

Dans un mail, les conventions de politesse sont moins formelles que celles d’un courrier, cependant il est préférable de respecter un minimum de forme. Pensez donc à ouvrir et à fermer votre message par une formule de politesse (“bonjour” et “cordialement” sont généralement suffisant), évitez les familiarités. Soyez attentif au ton de votre message (vous ne vous adressez pas à vos amis).

De manière générale, soignez l’orthographe et la syntaxe de votre message (faites des phrases, en commençant par une majuscule et en finissant par un point) et relisez-vous avant de l’envoyer. Une orthographe négligée donne l’impression que vous avez écrit sans prêter attention à votre propos. Au contraire, une syntaxe correcte et l’absence de fautes d’orthographe donne une impression de sérieux. Au delà de la mauvaise impression, un texte à la syntaxe incorrecte ou avec trop de fautes peut être difficile à lire et certaines phrases peuvent devenir incompréhensibles.

Astuce

Pensez à activer le correcteur orthographique de votre éditeur de texte ou logiciel de courrier électronique (il ne signale pas toutes les fautes, mais il est impardonnable de laisser celles qu’il signale).

5.3 Réclamations

5.3.1 Si vous êtes en retard

Rendre un devoir en retard, sans une raison valable :

  • Montre votre incapacité à organiser votre travail (il est évident qu’un projet prévu pour deux mois n’est pas faisable en une semaine) ;
  • Désorganise la correction ;
  • Enfreint les règles d’égalité devant l’examen, tous les étudiants devant composer dans les mêmes conditions ;
  • Sera, en général, pénalisé dans votre note finale (quelques points en moins).

En cas de retard pour le rendu d’un devoir, n’envoyez pas quinze mails larmoyants à votre enseignant. Soit vous avez une excuse qui entre dans la catégorie générale des excuses admises pour les examens, auquel cas il vous faut fournir un justificatif, soit vous n’en avez pas, auquel cas, il faut et il suffit de vous excuser et d’accepter la pénalité qui suivra probablement.

5.3.2 Si vous pensez qu’il y a eu une erreur

Vous avez tout à fait le droit de penser qu’il y a eu une erreur, lors de la correction de votre copie ou lors du report des notes. Cependant, attention à ne pas être trop vindicatif quand vous demandez une vérification ! Il est possible que vous ayez tort…

Plutôt que d’écrire “je pense qu’il y a eu une erreur” (ce qui accuse directement votre interlocuteur et exclut la possibilité que vous vous trompiez), demandez une vérification (ce qui laisse le champ libre à toutes les possibilités).

5.3.3 Demander à consulter votre copie

Vous pouvez demander à consulter votre copie, pour demander une vérification de la correction ou pour savoir où vous avez commis des erreurs. Les conseils précédents s’appliquent ici : attention à ne pas être trop sûr de vous, ni trop vindicatifs lorsque vous demandez à consulter votre copie. N’oubliez pas que si vous avez eu une mauvaise note, ce n’est pas forcément parce que le correcteur s’est trompé, mais cela peut aussi être parce que vous avez mal répondu au sujet.


  1. Adapté de Coti, C. Gonnord, L., Monniaux, D., Truchet, C. (2020). Mieux communiquer avec ses enseignant·e·s d’informatique à l’université [en ligne]. URL : http://laure.gonnord.org/pro/conseils.html (consulté le 29 avril 2022).↩︎